Das Konzept des Preboardings bezieht sich auf eine Phase im Rahmen von Onboarding-Maßnahmen, die vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters stattfindet. Es ist eine Art Vorbereitungsphase, in der das Unternehmen den Mitarbeiter bereits vor seinem ersten offiziellen Arbeitstag willkommen heißt und auf den Start vorbereitet. Es findet zunehmend Verbreitung und kann auch gegen das leider immer häufigere Ghosting von Bewerbern helfen.
Das Preboarding dient dazu, den neuen Mitarbeiter frühzeitig mit dem Unternehmen vertraut zu machen, die Beziehung zu stärken und ihm einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Es ist eine Gelegenheit, wichtige Informationen zu vermitteln, Erwartungen zu klären und den Mitarbeiter emotional und ganz praktisch auf den neuen Job vorzubereiten.
Das vorrangige Ziel ist es, die Beziehung auf einer menschlichen Ebene zu stärken. Darüber hinaus werden während des Preboardings in der Regel verschiedene Maßnahmen ergriffen, um den neuen Mitarbeiter einzubeziehen und ihn mit relevanten Informationen zu versorgen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Willkommenspaket: Das Unternehmen sendet dem neuen Mitarbeiter ein Willkommenspaket mit Informationen über das Unternehmen, die Unternehmenskultur, Arbeitsplatzrichtlinien, Formularen, möglichen Anforderungen oder notwendigen Vorbereitungen.
- Einführungsmaterialien: Der Mitarbeiter erhält Zugang zu relevanten Einführungsmaterialien, wie zum Beispiel Unternehmensbroschüren, Organigramme, Handbücher oder Schulungsunterlagen, die ihm helfen, sich vorab mit dem Unternehmen vertraut zu machen.
- Kontakt mit dem Team: Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, vorab mit zukünftigen Kollegen, Vorgesetzten oder anderen relevanten Personen in Kontakt zu treten. Dies kann beispielsweise über E-Mails, Telefonate oder Videoanrufe erfolgen, um erste Verbindungen aufzubauen und Fragen zu klären.
- Organisatorische Vorbereitungen: Das Unternehmen kann administrative Aufgaben vorab erledigen, wie z.B. die Einrichtung eines E-Mail-Kontos, Zugriff auf interne Systeme oder die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien. Dadurch wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag produktiv arbeiten kann.
- Informationen zum ersten Arbeitstag: Der neue Mitarbeiter erhält Informationen über den genauen Ablauf seines ersten Arbeitstages, z.B. die Uhrzeit, den Treffpunkt, geplante Meetings oder Schulungen. Dadurch wird Unsicherheit reduziert und der Mitarbeiter fühlt sich besser vorbereitet.
- Teilen von Kenntnissen, Tools und Workflows: Der neue Mitarbeitende soll sich vom ersten Tag an als Teil des Teams fühlen. Dazu muss er aber wissen, welche Informationen er wo findet, welche Workflows er unbedingt einhalten muss und welche Tools er sich ggf. vorab in Demos anschauen kann.
Der Kontakt bzw. die Art und Weise des Kontakts zum zukünftigen Mitarbeiter bzw. zur zukünftigen Mitarbeiterin ist dabei entscheidend: es darf natürlich nicht als eine Art des Aufdrängens empfunden werden. Zudem müssen die zukünftigen Führungskräfte sensibel reagieren, was die „Kanäle“ angeht. Der zukünftige Mitarbeiter wird vermutlich noch fest im Sattel sitzen auf seiner „alten Position“ und wird da noch Leistung erbringen müssen. Ein Telefonanruf beim alten Arbeitgeber geht also mit ziemlicher Sicherheit nach hinten los.
Das Preboarding hat den Zweck, den Mitarbeiter willkommen zu heißen, erste Bindungen zu schaffen und ihm das Gefühl zu geben, dass er bereits Teil des Unternehmens ist, bevor er seine Arbeit offiziell aufnimmt. Es trägt zur Mitarbeiterbindung, Motivation und einem erfolgreichen Onboarding-Prozess bei.
Preboarding vs. Ghosting
Ghosting tritt auf, wenn Bewerber plötzlich und ohne vorherige Kommunikation den Kontakt zum Unternehmen abbrechen und nicht mehr auf Nachrichten oder Einladungen reagieren. Dies kann für Unternehmen frustrierend sein, da sie Zeit, Ressourcen und Aufwand in den Bewerbungsprozess investiert haben.
Durch ein effektives Preboarding kann das Unternehmen den Bewerbern von Anfang an das Gefühl geben, geschätzt und wertgeschätzt zu werden. Indem sie während des Preboarding-Prozesses eine gute Kommunikation und Transparenz aufrechterhalten, können sie den Bewerbern zeigen, dass sie ihnen wichtig sind und dass das Unternehmen engagiert ist, einen positiven und reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Dies schafft Vertrauen und baut eine Beziehung auf, noch bevor der Bewerber offiziell in das Unternehmen eintritt.
Einige Maßnahmen, die im Preboarding ergriffen werden können, um das Ghosting von Bewerbern zu verhindern, sind:
- Regelmäßige Kommunikation: Das Unternehmen kann regelmäßige Updates und Informationen an die Bewerber senden, um sie über den Stand des Einstellungsprozesses auf dem Laufenden zu halten. Dies zeigt den Bewerbern, dass das Unternehmen ihr Interesse ernst nimmt und sich um eine transparente Kommunikation bemüht.
- Persönlicher Ansatz: Individuelle Kommunikation und personalisierte Nachrichten können den Bewerbern das Gefühl geben, dass sie als Einzelpersonen wertgeschätzt werden. Das Unternehmen kann beispielsweise einen persönlichen Ansprechpartner für Fragen und Unterstützung während des Preboarding-Prozesses bereitstellen.
- Einladung zur Interaktion: Das Unternehmen kann den Bewerbern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen oder Informationen anzufordern. Dies kann über E-Mail, Telefon oder sogar über eine Plattform für den Austausch von Informationen und Ressourcen erfolgen. Dadurch wird die Kommunikation aktiviert und der Bewerber fühlt sich gehört und unterstützt.
- Bereitstellung von Informationen: Das Unternehmen kann den Bewerbern bereits im Preboarding-Stadium relevante Informationen über das Unternehmen, den zukünftigen Job, das Team oder andere relevante Aspekte zur Verfügung stellen. Dies gibt den Bewerbern einen besseren Einblick in das Unternehmen und hilft ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Durch diese Maßnahmen kann das Preboarding den Bewerbern das Gefühl geben, dass sie geschätzt und gut betreut werden. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber weiterhin engagiert bleiben, Fragen stellen und schließlich den Einstiegsprozess erfolgreich abschließen. Dadurch wird das Risiko des Ghostings von Bewerbern reduziert.
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